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Cuando hablamos de clasificar los documentos de archivos no debemos confundir la declaratoria de acceso restringido a determinada información por ser considerada reservada o confidencial con el hecho de administrar, ordenar, integrar y resguardar los documentos generados o recibidos en el ejercicio de las funciones dentro del sujeto obligado. Dentro de las obligaciones como sujetos obligados, entre otras, se tiene:

1. Organizar los documentos recibidos o generados que se encuentren en posesión del sujeto obligado.
2. Integrar esos documentos en expedientes; y,
3. Hacer identificables los documentos de archivo.

En este sentido, tenemos que integrar e identificar los documentos de archivo en expedientes para tener una mejor administración, gestión y conservación de ellos. Pero, ¿cómo hacer esta tarea? Puedes seguir los siguientes pasos para clasificar correctamente tus documentos de archivo, para ello desarrollaremos un ejemplo que consiste en un procedimiento de adquisición de hojas blancas en una dependencia del poder ejecutivo del estado de Chiapas.

Primero,

Identificar, la sección, serie y subserie a la que pertenece la actividad que genera los documentos de archivo, esto debe estar establecido en el Cuadro General de Clasificación Archivística (Cuadro General) aprobado en el Sujeto Obligado. En este caso al ser una serie común podemos identificar dentro del Cuadro General la sección 06C Recursos materiales y obra pública y la serie 03 Licitaciones. En este caso el Cuadro General no contempla subseries, las cuales para delimitar aún más la actividad tomaremos que el Sujeto Obligado cuenta con dos subseries 01 Licitaciones públicas y 02 Licitaciones restringidas. En este caso, tenemos ya identificado dónde conservaremos el expediente que se generará dentro del Sistema Institucional de Archivos, siendo esto en la serie 06C.03.02 Licitaciones Restringidas.

Segundo,

Aperturar e integrar, una de las charlas que más se repiten con diversas personas es el momento en que se debe asentar los datos identificativos al expediente de archivo, en un debate que circula en torno a la “vigencia documental en archivo de trámite” ya que muchos archivistas coinciden de que la vigencia documental dentro del archivo de trámite inicia en el momento en que se concluye el procedimiento y se cierra el expediente. Sin embargo, esperar a concluir el procedimiento para integrar un expediente no solo es ilógico, sino que violenta los objetivos de la normatividad archivística que consiste en facilitar la búsqueda y localización de la información. Siguiendo esta premisa, podemos proceder en aperturar un nuevo expediente en razón de que no existe antecedente alguno de ese procedimiento, es decir, en este caso la emisión de la invitación iniciaría el expediente y en lo sucesivo se integrarán los documentos que se generen, reciban y posean relacionados con esta licitación hasta su conclusión formal.

Un error constante que cometen muchas dependencias, pues suelen archivar las facturas de combustible, compras de papel, alimentos, entre otros en un mismo “expediente”. Recuerda que en los expedientes de archivo deben obrar documentos ordenados de manera lógica y cronológica, y relacionados con un mismo asunto. Si la factura corresponde al pago derivado de una licitación, ese documento forma parte y tiene que obrar en el expediente de dicha licitación.

Tres,

Hacer el expediente identificable, continuando con la premisa del paso anterior, que si bien, incluso los Archivos Generales tomaron la decisión de que, la vigencia documental en el archivo de trámite comience en el momento de concluirse el procedimiento, esto no impide identificar el expediente con una carátula, pues tenemos elementos necesarios para identificar el procedimiento. Este es el formato autorizado por el Consejo Estatal de Archivos de Chiapas para las carátulas de los expedientes de archivo:

En este sentido, y continuando con el ejemplo, procedemos a ingresar los datos para la Oficina del Gobernador del Estado de Chiapas:

En este caso, se registra el fondo, la sección, serie y, en su caso, subserie a la que pertenece el expediente. Pudiendo asentar únicamente siglas y códigos; sin embargo, se recomienda registrar códigos y nombres completos, tanto para el fondo, como de las series para facilitar la localización de las mismas dentro del archivo de trámite.

A continuación, registraremos el número del expediente¹ que le corresponde a ese conjunto de documentos.

En muchos sujetos obligados, al no integrar los documentos en expedientes individuales, no cuentan con una nomenclatura definida para clasificarlos e identificarlos. En este sentido, con los códigos de las series y subseries se puede generar dicho identificador, para el caso del ejemplo, es:

G= Fondo (Oficina del Gobernador).

06C= Sección (06C Recursos materiales y obra pública).

03= Serie (Licitaciones).

02= Subserie (Licitaciones restringidas).

001= Número consecutivo de expediente generado en el ejercicio (01 de enero al 31 de diciembre del año que corresponda).

2024= Ejercicio fiscal o año en el que se creó el expediente.

Fechas de apertura y de cierre, en este caso se registra la fecha en que se genera o recibe un documento y que no tiene antecedente en el sistema institucional de archivos, es decir, que es nuevo.

Para este caso concreto es cuando se emite la invitación por parte del sujeto obligado a las empresas con las que tiene intención de adquirir un producto o servicio. En este caso, la fecha de cierre se registra en el expediente cuando el procedimiento se ha agotado, para el caso de este ejemplo, seria en el momento que se declare desierta la licitación, o bien, en cuanto el sujeto obligado reciba el bien o servicio y el proveedor tenga satisfecho el pago, dando fin al procedimiento licitatorio.

Asimismo, se necesita identificar el asunto, que no es más que una breve descripción de los documentos que obran en el expediente o la historia que cuentan.

Los valores documentales, la valoración documental se refiere a que tipos de documentos integran ese expediente. Dicha información se encuentra en el catálogo de disposición documental, el cual es previamente aprobado por el Grupo Interdisciplinario del Sujeto Obligado.

En este caso, cuenta con los tres valores documentales al contener documentos de índole administrativo (oficios, memorandos, requisiciones, etcétera); también cuenta con documentos con valor legal, como lo son los contratos de compraventa, por ejemplo, que al surtir efectos legales, generando derechos y obligaciones, y siendo potencial documento base de la acción en un juicio civil, obtienen ese valor documental; finalmente también cuenta con valor fiscal/contable ya que dentro del expediente obrarán las facturas y comprobantes de pago fiscales que se llevaron a cabo en la transacción de compraventa o contratación del servicio.

Vigencia documental, se refiere al periodo de tiempo que el expediente formará parte del sistema institucional de archivos del sujeto obligado. Esta información también está en el Catálogo de Disposición Documental aprobado por el Grupo Interdisciplinario.

En este caso se debe asentar los periodos de tiempo que el expediente estará en el archivo de trámite, en el archivo de concentración y, de ser el caso, indicar si la serie fue identificada con valores secundarios, por lo que una vez finalizada la vida del expediente se necesite realizar una transferencia secundaria a un archivo histórico.

Finalmente, también se debe indicar cuantos folios integran el expediente, desde el primer documento hasta que concluye o se cierra. Cabe aclarar que el asunto o trámite debe estar concluido y por tanto el expediente cerrado, con la certeza de no incluir más documentos de archivo² :

Por lo consiguiente, conforme a los formatos aprobados por el Consejo Estatal de Archivos de Chiapas, un expediente, que en este caso no está concluido, quedaría de la siguiente forma:

1. El número de expediente es un código único que identifica de manera individual y exclusiva a un conjunto de documentos y actuaciones relacionadas con un proceso administrativo, judicial o legal. ↩︎
2. Manual de Procedimientos Archivísticos de las Unidades Operativas del Sistema Institucional de Archivos de los Sujetos Obligados de la Ley General de Archivos. Consejo Nacional de Archivos. 2024 ↩︎