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Con la expedición de la Ley que garantiza la transparencia y el acceso a la información pública para el estado de Chiapas publicada en el Periódico Oficial del Estado de Chiapas el 12 de octubre de 2006 nació el Instituto de Acceso a la Información Pública de la Administración Pública Estatal del Estado de Chiapas como órgano garante para garantizar el derecho de acceso a la información en el Estado. De tal suerte, en ejercicio de sus funciones esta autoridad emitió el 05 de diciembre de 2007 los Lineamientos Generales y recomendaciones para la conservación y organización de documentos y archivos de los sujetos obligados mediante el cual fue obligatorio para todos los sujetos obligados contar con instrumentos de consulta archivísticos, dentro de los cuales se encuentra:

Inventario Documental de Transferencia. Este instrumento de control se puede definir como el listado de expedientes de archivo que son transferidos desde el archivo de trámite al archivo de concentración, y son elaborados por los archivos de trámite de cada uno de los sujetos obligados; por consecuencia, al ser elaborados por los archivos de trámite estos deben ser tomados en cuenta durante la entrega recepción. Este instrumento es actualizable al momento de realizar una transferencia secundaria o una baja documental.

Los Lineamientos Generales y recomendaciones para la conservación y organización de documentos y archivos de los sujetos obligados estuvieron vigentes hasta en septiembre de dos mil dieciséis, mes que entró en vigor los Lineamientos para la organización y conservación de archivos expedidos por el Instituto de Acceso a la Información Pública. Este instrumento normativo también tomó en cuenta la obligación de contar con los instrumentos de consulta archivísticos, entre ellos nuevamente con el Inventario Documental de Transferencia.

Asimismo, en la Ley de Archivos del Estado de Chiapas retoma esta obligación y otorga el carácter de obligatorio y la calidad de instrumentos de control archivísticos los Inventarios documentales¹.

¿Es necesario elaborar y requerir los inventarios documentales aún cuando la información fue generada por administraciones anteriores?

Si bien, la normatividad se encuentra sin vigencia ya que fue superada y/o abrogada por legislación reciente, e inclusive de existir una posible presunta responsabilidad administrativa esta puede estar prescrita; ¿estamos obligados a elaborar dichos instrumentos de consulta? La respuesta es sí. Tanto en la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información, como en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Chiapas se determinan las medidas necesarias que se deben seguir en caso de que una información que el sujeto obligado debe poseer en ejercicio de sus funciones no exista: 

En caso de que por facultades o disposiciones normativas el sujeto obligado deba poseer la información no cuente con ella dentro de su sistema de archivos, (en este caso se debería de contar con esos instrumentos de consulta archivísticos derivado de lo dispuesto en una norma que obliga a los Sujetos Obligados) siempre que sea materialmente posible se debe generar o reponer la información inexistente². Ahora, ¿es humanamente posible realizarlo en los términos y plazos de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Chiapas? No, veinte días resulta humanamente imposible realizar un trabajo que no se ha realizado en diecisiete años.

En este sentido, a pesar de ser una figura jurídica que prevé una posible casuística en el ejercicio del derecho humano a saber e investigar, la cual se activa mediante una solicitud de acceso a la información; no podemos dejar de lado lo siguiente:

1. Al contar con los expedientes físicos, es posible generar la información que no se generó en su momento.
2. Que cualquier persona podría solicitar los instrumentos de control y consulta archivísticos, dentro de los cuales se encuentran los inventarios documentales, para lo cual los Sujetos Obligados tendrán hasta veinte días para entregar la información.
3. Que en caso de no existir y no entregar los inventarios como instrumentos de consulta que son, servidor público saliente, servidor público entrante e inclusive el contralor que supervise la entrega-recepción pueden incurrir en faltas administrativas.

Cabe mencionar que esto es para los expedientes de archivo que aún no hayan sido trasladados a un archivo de concentración, ya que de encontrarse en este último, los responsables del archivo de concentración deberán de identificar, valorar y organizar los expedientes de archivo conforme a las nuevas técnicas archivísticas.³

Conclusión

Es obligación de los sujetos obligados mantener actualizado su acervo archivístico; si bien los cuerpos normativos que en el momento de generar los documentos de archivo hoy se encuentran superados y sin vigencia, también cierto es que es deber de garantizar la preservación del patrimonio documental, aplicando, como mínimo, las técnicas archivísticas que estuvieron vigentes su oportunidad. Los sujetos obligados no pueden excusarse bajo la premisa que no lo sabían, ya que hay una máxima del derecho que reza “la ignorancia de la ley no exime de su cumplimiento”, y menos cuando se es parte del aparato del Estado como lo son los sujetos obligados.

1. Artículo 14 de la Ley de Archivos del Estado de Chiapas. ↩︎
2. Artículo 161 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información del Estado de Chiapas. ↩︎
3. Artículo décimo cuarto transitorio de la Ley General de Archivos. ↩︎