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«No podemos hacer bajas documentales este año, porque es año electoral y puede ser mal visto», fueron las palabras que escuché en una de las tantas pláticas relativas al sistema institucional de archivos de un sujeto obligado al inicio del año. La opinión pública ante cualquier baja documental¹ en cualquier dependencia de gobierno trae consigo hipótesis y teorías conspirativas sobre la destrucción de documentos; más aún cuando se trata de autoridades cuyas decisiones tienen que ver con la impartición de justicia, persecución de delitos, la administración de recursos públicos, ejecución de obras públicas, etcétera.

No obstante, es innegable que en las instituciones públicas estatales, desde la oficina del titular del Ejecutivo hasta el ayuntamiento más pequeño de la Entidad, la explosión documental es una problema actual que tiene varias causas. Entre ellas, la apatía de los presidentes municipales, Secretarios de Estado y demás titulares de los entes públicos para cumplir con las directrices establecidas en la legislación de archivos, y no solo la actual pues la implementación de un sistema institucional de archivos y la clasificación de documentos es una obligación que data desde 2007², lo cual trae como consecuencia el rezago en la implementación del sistema institucional de archivos.

Aunque esto no es lo más grave del asunto. El peligro inminente aparece en agosto de 2020, cuando se promulgó, publicó e inició la vigencia de la Ley de Archivos del Estado de Chiapas, ya que la preservación de la memoria histórica en los entes públicos quedó comprometida al otorgar el poder a los Sujetos Obligados para «aprobar» por sí mismos los dictámenes de baja documental, lo cual podría tener como resultado una eliminación descomedida de documentos relevantes para la historia del Estado. Esto es preocupante, dado que el ente competente y especializado en la conservación de documentos de archivo, preservación de memoria histórica e identificación de valores secundarios es el Archivo General del Estado³.

Es menester que el Archivo General del Estado, el Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Chiapas; así como los órganos internos de control competentes aseguren que los procesos de baja documental se realicen conforme a la Ley General de Archivos. Esto garantizará que, al eliminar documentos cuya vida útil ha terminado, no se destruyan aquellos con valor histórico, asegurando así la preservación de la memoria histórica de las instituciones y de la vida pública en el Estado..

1. Acción que consiste en la eliminación o destrucción cuyo plazo de conservación se extinguió y , por lo tanto, caducó su valor administrativo, legal, fiscal, contable e histórico. (Diccionario de Archivos. Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales. 2021) ↩︎
2. Acta de la vigésima sexta sesión ordinaria del año 2007 celebrada por el Instituto de Acceso a la Información Pública de la Administración Pública Estatal en el estado de Chiapas el 05 de diciembre de 2007. Consultable en: https://itaipchiapas.org.mx/doc/actas_de_pleno/2007-026.pdf. ↩︎
3. Artículos 99 y 100, fracciones XIV, XX, XXII y XXIII de la Ley General de Archivos del Estado de Chiapas ↩︎